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Politique sur l'accompagnement-transport
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Table des matières
Résumé
1. DÉFINITION DE L’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE ET DE LA CLIENTÈLE
2. TYPES D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
3. AUTRES TYPES DE TRANSPORT BÉNÉVOLE
4. DÉFINITION D’UNE PERSONNE ADMISSIBLE
5. ÉVALUATION DES DEMANDES
6. REMBOURSEMENTS DES FRAIS D’UTILISATION D’UNE AUTOMOBILE
7. CONTENU DU REGISTRE PERMANENT DES TRANSPORTS
8. CONTRIBUTION DES PERSONNES
9. SÉLECTION DES BÉNÉVOLES
10. RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME
11. RESPONSABILITÉS DU BÉNÉVOLE
12. RESPONSABILITÉS DES PERSONNES UTILISANT LE SERVICE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
13. PLAINTE CONCERNANT LE SERVICE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
14. GESTION DES DOSSIERS DES BÉNÉVOLES ET DES PERSONNES DEMANDANT UN ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
15. DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS EN LIEN AVEC LA REDDITION DE COMPTES
16. HARCÈLEMENT
17. RÉVISION DE LA POLITIQUE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
ANNEXE 1 - RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU BÉNÉVOLE – AIDE MÉMOIRE



Résumé
Cette politique vise à apporter une précision sur la définition de la notion d’accompagnement-transport bénévole, de sa clientèle, des différents types de transport bénévole et des personnes admissibles à ce service offert par les organismes accrédités.

Elle établit les modalités d’évaluation des demandes de services ainsi que celles de remboursement des frais d’utilisation des automobiles des bénévoles. Elle contient également des précisions sur la contribution financière possible des personnes utilisant ce service.

Cette politique définit aussi le contenu du registre permanent des transports, les normes de sélection des bénévoles, les responsabilités de l’organisme, ceux du bénévole et ceux des personnes utilisant le service. Elle précise également les modalités de gestion des dossiers des bénévoles et des personnes demandant un accompagnement-transport bénévole.

Finalement, la présente politique contient des éléments sur les modalités relatives aux plaintes concernant le service d’accompagnement-transport bénévole, la durée de conservation des documents en lien avec la reddition de comptes, le harcèlement et la fréquence de révision de ladite politique.

1. DÉFINITION DE L’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE ET DE LA CLIENTÈLE
Le service d’accompagnement-transport bénévole est un transport effectué par un conducteur bénévole dans le cadre des activités d’un organisme communautaire et bénévole dûment reconnu par l’Agence de la santé et des services sociaux.

Le service d’accompagnement, comme son nom l’indique, consiste à accompagner toute personne ayant besoin de support physique, de réconfort ou de surveillance et qui ne peut trouver dans son entourage les ressources nécessaires pour lui rendre le service. Ce service vient répondre d’abord et avant tout au besoin d’accompagnement de la personne.

La définition d’accompagnement : se joindre à quelqu’un pour aller où il va en même temps que lui en apportant le soutien nécessaire pour supporter la personne dans ses limitations physiques ou morales (Larousse, Robert).



2. TYPES D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
Les différents types d’accompagnement offerts sont les suivants:
  • En priorité, l’accompagnement vers les établissements et organismes de la santé et des services sociaux (privés ou publics) ainsi que tous les professionnels de la santé (médecin, optométriste, dentiste, chiropraticien, homéopathe, etc.).
  • L’accompagnement vers les services essentiels (institutions financières, épicerie, pharmacie).
  • Ainsi que l’accompagnement communautaire, social et juridique pour contrer l’isolement ou améliorer la qualité de vie.


3. AUTRES TYPES DE TRANSPORT BÉNÉVOLE
L'ELSI offre le service d’accompagnement-transport bénévole, mais également d’autres types de transport bénévole afin de répondre à des situations spécifiques vécues par certaines personnes.

En effet certaines personnes éprouvent des difficultés à bénéficier d’un service de transport et, de fait, n’ont pas accès aux ressources du milieu. Les difficultés de ces personnes peuvent être de plusieurs ordres:
  • elles ont de la difficulté à se déplacer compte tenu d’une déficience intellectuelle, physique ou sensorielle;
  • elles ne disposent pas d’un service de transport collectif qui répond à leurs besoins;
  • elles ne sont pas admissibles au service de transport adapté1).


4. DÉFINITION D’UNE PERSONNE ADMISSIBLE
Toute personne en perte d’autonomie temporaire ou permanente, qui demeure dans son domicile sur le territoire desservi par L'ELSI pour le service d'accompagnement-transport.

Le domicile est défini comme le lieu où loge une personne, de façon temporaire ou permanente :
  • Maison individuelle
  • Logement
  • Résidence collective ou résidence dite privée, admissible au soutien à domicile
Les personnes résidant dans un établissement public, centre hospitalier, centre de réadaptation ou CHSLD privé conventionné ne sont pas admissibles, puisqu’elles reçoivent déjà des services de ces établissements.

5. ÉVALUATION DES DEMANDES
L’organisme dispose d’un questionnaire d’information pour identifier les limitations et les incapacités de la personne à aider.

L’organisme évalue sa capacité à rendre le service.

L’organisme voit à référer la personne au service répondant à ses besoins (par exemple : le transport adapté) en cas de non admissibilité (procédure d'aiguillage).

6. REMBOURSEMENTS DES FRAIS D’UTILISATION D’UNE AUTOMOBILE
L’organisme respecte le chapitre T-11.2: LOI CONCERNANT LE TRANSPORT RÉMUNÉRÉ DE PERSONNES PAR AUTOMOBILE, anciennement Loi sur les Taxis, anciennement Loi sur les Taxis (Chapitre S-6.01, article 3.3).

L'organisme rembourse les bénévoles d'accompagnement-transport avant le 5e jour du mois suivant, par dépôt direct. Ainsi, les bénévoles sont appelés à fournir un spécimen de chèque à la coordination pour ces fins.

6.1 Méthode de calcul kilométrique
Pour déterminer le montant du remboursement des frais encourus par un bénévole qui effectue une course d'accompagnement-transport au volant de sa voiture:
  1. compter le nombre de kilomètres déclarés mensuellement par le bénévole sur le relevé de course d'accompagnement-transport, en vertu de l'article 166 du chapitre T-11.2: LOI CONCERNANT LE TRANSPORT RÉMUNÉRÉ DE PERSONNES PAR AUTOMOBILE, anciennement Loi sur les Taxis;
  2. multiplier par 0,54 $ en vertu du décret D. 1046-2020, article 83;
  3. ce montant en argent détermine la totalité de la somme remboursée au bénévole pour une seule course.
6.2 Remboursement de frais de repas
Voir la politique de remboursement de frais de repas.


7. CONTENU DU REGISTRE PERMANENT DES TRANSPORTS
Le registre doit minimalement comprendre les éléments suivants :
  • Heures du transport;
  • Date du transport;
  • Nom de la personne;
  • Lieu de départ (adresse de la personne);
  • Lieu de destination;
  • Raison du déplacement;
  • Nom du bénévole accompagnateur;
  • Nombre de kilomètres;
  • Coût du kilomètre;
  • Coût total;
  • Contribution du bénéficiaire;
  • Coût net.
Le registre pourrait également contenir les informations suivantes :
  • Nom de l’organisme qui demande le transport (s’il y a lieu);
  • Frais de stationnement;
  • Frais de repas;
  • Nombre d’heures du bénévole;
  • Nombre d’heures d’attente prévue;
  • Tout renseignement pour des fins de statistiques;
  • Etc.

8. CONTRIBUTION DES PERSONNES
Une contribution financière pourra être demandée aux personnes.

Le montant de cette contribution est établi par le conseil d’administration, à partir des critères établis par l’organisme et entre en vigueur à la date déterminée par le conseil d'administration. Elle est publiée dès sa résolution dans la PROCÉDURE D'ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE DE L'ELSI.

Cette contribution doit être connue du client lors de la demande de service.

L’organisme signifie à la clientèle et à tous les membres, par écrit, tout changement à cette contribution.

9. SÉLECTION DES BÉNÉVOLES
L’organisme dispose d’une politique de gestion des ressources des bénévoles et d'un Guide de gestion des ressources bénévoles, et s’assure de leur application.

L’organisme procède à la révision du dossier des antécédents judiciaires des bénévoles au minimum tous les trois ans.

L’organisme garde au dossier du bénévole une copie du permis de conduire et une preuve d’assurance.

L’organisme possède un programme de formation en gestion responsable des bénévoles. 

10. RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME
L’organisme :
  •     Reçoit, évalue et répond aux demandes;
  •     Maintient un registre permanent des transports;
  •     Établit et fait respecter les mécanismes de contrôle mis en place;
  •     Informe les bénévoles et les personnes utilisant les services de leurs droits et devoirs;
  •     Juge de la pertinence d’un accompagnement lors de situations particulières (exemple : en cas de tempête…);
  •     Remet à tous les bénévoles une copie de sa politique d’accompagnement-transport bénévole et une copie de sa procédure d'accompagnement-transport;
  •     Défraye les coûts d’une assurance responsabilité civile afin de protéger les bénévoles dans l’exercice de leurs fonctions;
  •     S’assure que les bénévoles reçoivent la formation pertinente;
  •     S’assure de connaître les besoins particuliers de la personne utilisant les services;
  •     Participe à l’élaboration des protocoles d’entente qui encadrent le service d’accompagnement-transport bénévole.
10.1 Cas de tempête
Dans le cas d’une tempête de neige ou quelque autre situation climatique qui empêche ou rendent difficile la circulation routière, le bénévole devra contacter dans les plus brefs délais la répartition et la personne qui utilise le service pour les aviser de l’interruption temporaire du service.

10.2 Cas sanitaire
Dans le cas d’une situation sanitaire où la maladie ou la condition d'une personne, bénévole ou personne utilisatrice des services, peut poser un risque pour la santé et la sécurité, il est important que les personnes concernées contactent dans les plus brefs délais la répartition pour interrompre le service.


11. RESPONSABILITÉS DU BÉNÉVOLE
Le bénévole s’engage minimalement à :
  • Respecter les exigences de L'ELSI;
  • Respecter l’horaire prévu;
  • Assister la personne tout au long de l’accompagnement (sauf en cas de directives spécifiques);
  • Respecter le code d’éthique de L'ELSI et les ententes établies;
  • Informer sa compagnie d’assurance de son activité de transport bénévole;
  • Être à l’écoute des besoins de la personne tout en faisant preuve de discrétion;
  • Remettre toute preuve justifiant le remboursement de ses frais de déplacement à la fin de chaque mois ou selon l’entente avec L'ELSI;
  • Suivre les formations offertes par L'ELSI;
  • Suivre et respecter la procédure d'accompagnement-transport de L'ELSI;
  • Ne jamais accepter directement des personnes une demande d’accompagnement. Tout bénévole qui acceptera directement une demande d’accompagnement-transport bénévole ne sera ni remboursé ni couvert par les assurances de l’organisme. Le bénévole pourrait être passible d’une mesure disciplinaire et s’expose à une possible amende selon la Loi chapitre T-11.2: LOI CONCERNANT LE TRANSPORT RÉMUNÉRÉ DE PERSONNES PAR AUTOMOBILE, anciennement Loi sur les Taxis, anciennement Loi sur les Taxis (Chapitre S-6.01, article 3.3);
  • Tenir compte des ententes prises concernant l’itinéraire prévu;
  • Ne jamais utiliser le véhicule du client;
  • Signer un accusé de réception comme quoi il a reçu l’information et qu’il comprend les termes de la politique d’accompagnement-transport bénévole.

12. RESPONSABILITÉS DES PERSONNES UTILISANT LE SERVICE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
La personne doit :
  • Faire sa demande dans les délais établis par L'ELSI;
  • Respecter les règles établies par le bénévole (exemple : ne pas fumer dans l’auto);
  • Respecter les ententes convenues avec le responsable du service;
  • Défrayer le montant de la contribution tel que convenu s’il y a lieu;
  • Fournir, s’il y a lieu, toute pièce justificative (exemple : preuve de rendez-vous);
  • Fournir tout matériel ou équipement spécifique nécessaire à ses besoins (exemple : siège d’auto…);
  • Informer la répartition de tout changement dans un délai raisonnable (exemple : changement d’horaire, trajet, annulation…).

13. PLAINTE CONCERNANT LE SERVICE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
L’organisme possède une politique des plaintes afin d’être en mesure de traiter, le cas échéant, toute action signalée.

L’organisme entend collaborer avec les enquêteurs de la SAAQ lors d’une enquête concernant une plainte contre un bénévole.

14. GESTION DES DOSSIERS DES BÉNÉVOLES ET DES PERSONNES DEMANDANT UN ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
L’organisme respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

15. DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS EN LIEN AVEC LA REDDITION DE COMPTES
L’organisme s’engage à conserver les dossiers sur les accompagnements-transport bénévole pour une période de 6 ans.


16. HARCÈLEMENT
L’organisme possède une politique sur le harcèlement adoptée par son conseil d’administration.

17. RÉVISION DE LA POLITIQUE D’ACCOMPAGNEMENT-TRANSPORT BÉNÉVOLE
L’organisme entend réviser sa politique interne d’accompagnement-transport bénévole de façon périodique.



ANNEXE 1 - RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU BÉNÉVOLE – AIDE MÉMOIRE
  1. Connaît la politique, les services et les procédures de L'ELSI;
  2. Possède un permis de conduire valide;
  3. Possède une assurance automobile;
  4. S’assure d’avoir une automobile en bon état et sécuritaire;
  5. Conduit de façon prudente et respectueuse du code de la route;
  6. Est ouvert et honnête quant à ses motivations, ses compétences et ses besoins;
  7. S’assure de bien comprendre le travail et les attentes de L'ELSI avant de s’engager;
  8. Ne consomme pas de drogues, d’alcool ou de médicaments pouvant affecter la conduite;
  9. Respecte la procédure d'accompagnement-transport de L'ELSI;
  10. Apporte assistance à la personne tout au long de l’accompagnement;
  11. Respecte les heures de départ;
  12. Traite les personnes avec dignité et respect;
  13. Accepte le soutien et l’encadrement fournis par l’organisme;
  14. Entretient de bonnes relations avec la clientèle et le personnel de L'ELSI;
  15. Avise L'ELSI de ses non-disponibilités dans un délai responsable;
  16. S’engage à respecter la confidentialité;
  17. N’outrepasse pas ses attributions, ni ne prend de décisions qui ne lui incombe pas;
  18. Est à l’écoute des besoins de la personne et avise le responsable du service de toutes situations d’abus ou de négligence;
  19. Prévient de la fin de son engagement;
  20. Formule des commentaires en lien avec son action;
  21. Signale un malentendu lors d’un accompagnement-transport bénévole;
  22. N’utilise le véhicule du client en aucun cas;
  23. Assiste aux assemblées de L'ELSI, lorsque requis.


Politique en vigueur le 1er avril 2025